Principios y niveles para la compartición de información en la UNAM

I. Propósito

El presente documento propone aspectos fundamentales que aplican en la compartición de información entre sistemas informáticos universitarios, así como las recomendaciones aplicables para cada principio.

Esta propuesta toma como referencia lo que señala al respecto el Marco Europeo de Interoperabilidad.

II. Principios para la interoperabilidad

A continuación se describen los principios sobre los que se basa la interoperabilidad y se dan algunas recomendaciones al respecto.

1. Principio de apertura

El concepto de apertura se refiere principalmente a datos, especificaciones y software. Los datos abiertos “se refieren a la idea de que todos los datos públicos deben ser de libre acceso para que otras personas puedan usarlos y reutilizarlos, a no ser que existan restricciones, por ejemplo, de protección de datos personales, confidencialidad o derechos de propiedad intelectual. Estos datos deben publicarse con el menor número posible de limitaciones y con licencias claras para su utilización” (Comisión Europea, 2017:11), con el fin de mejorar el control de los procesos de toma de decisiones de las entidades y dependencias, así como alcanzar la transparencia en la práctica.

Recomendación

• Publicar los datos propios en forma de datos abiertos a menos que se apliquen restricciones de acuerdo con la normatividad vigente.

2. Principio de transparencia

La transparencia en este contexto se refiere a la compartición de datos de acuerdo con lo establecido en el marco del reglamento de transparencia de la UNAM, considerando aspectos como la accesibilidad, confiabilidad, gratuidad, igualdad y no discriminación, oportunidad, integridad, prontitud, simplicidad, veracidad y verificabilidad.

Recomendación

• Toda la información compartida y publicada deberá cumplir con los puntos señalados en este principio, respetando la reserva y confidencialidad de los datos, la protección de los datos personales, los términos de las licencias y otras restricciones que la normatividad vigente contemple.

3. Principio de reutilización

La reutilización consiste en que las entidades y dependencias puedan emplear soluciones o mecanismos de compartición existentes en la Universidad con la finalidad de resolver problemas específicos y en común. Esto implica que las entidades y dependencias universitarias están dispuestas a compartir con las demás sus soluciones, métodos, especificaciones y componentes, o que se encuentran en la disposición de aprovechar estos elementos.

Recomendaciones

4. Principio de neutralidad tecnológica y portabilidad de los datos

La neutralidad tecnológica y portabilidad de datos se refiere a “la capacidad de trasladar y reutilizar fácilmente los datos entre distintas aplicaciones y sistemas” (Comisión Europea, 2017:11), lo cual se vuelve más complejo cuando se realiza a través de diversas entidades y dependencias universitarias.

Recomendación

• Evitar la imposición de soluciones tecnológicas a otras entidades y dependencias, además se sugiere buscar que los datos sean fácilmente transferibles entre sistemas y aplicaciones que permitan la creación y evolución de servicios universitarios y que coadyuven al cumplimiento de las actividades académicas y administrativas de la UNAM.

5. Principio de primacía del usuario

En este documento de recomendaciones se entiende como usuario a cualquier dependencia o entidad UNAM, miembro de la comunidad universitaria y en su caso externo que accede a los servicios universitarios y se beneficia de su uso. Las necesidades de los usuarios requieren ser tomadas en cuenta en la generación y adecuación de los servicios universitarios, así como también la forma en cómo éstos se ofrecen.

Recomendaciones

6. Principio de seguridad

La compartición de información se debe realizar considerando prácticas de seguridad, confidencialidad, integridad y el no repudio, cumpliendo con el marco normativo de la protección de la información. Los controles de seguridad que se utilicen en el intercambio o compartición de la información consideran la clasificación y el valor que ésta tiene para las entidades y dependencias universitarias, verificando que recibe el nivel de protección adecuado de acuerdo con la normatividad que le sea aplicable, por ejemplo, los datos personales o información que sea sensible o confidencial.

Recomendaciones

7. Principio de simplificación administrativa

Las entidades y dependencias universitarias deberán aspirar cuando sea posible a simplificar sus procedimientos administrativos mediante la mejora o simplificación de éstos y compartir la información en canales digitales.

Recomendación

• Responder a las problemáticas actuales, a las necesidades de los usuarios y a la minimización de la carga administrativa mediante la optimización de los servicios que presta la Universidad.

8. Principio de conservación de la información

Garantizar la conservación, legibilidad, fiabilidad e integridad de la información en los plazos estipulados en la legislación federal como lo son la Ley General de Archivos, el Reglamento de la Ley Federal de Archivos y la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, así como en la normatividad universitaria vigente entre las que se encuentran los Lineamientos para la Organización, Administración y Conservación de los Archivos y el Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública de la Universidad Nacional Autónoma de México.

Recomendación

• Garantizar la accesibilidad a largo plazo seleccionando formatos de archivos que se encuentren ampliamente adoptados y que sigan estándares definidos con la intención de ser visualmente legibles.

9. Principio de evaluación de efectividad y eficiencia

Es primordial evaluar el valor que aporta la información compartida a través de la efectividad y eficiencia en los servicios proporcionados a la comunidad universitaria.

Recomendación

• Evaluar la efectividad y eficiencia de los mecanismos de compartición de información entre sistemas, tales como diversas opciones tecnológicas considerando no solo el aspecto costo beneficio sino además las necesidades de los usuarios con el fin de detectar oportunidades de mejora. Algunos ejemplos de soluciones tecnológicas que pueden ser evaluados son la información en la nube o el software como servicio.

III. Niveles de intercambio de información

Esta sección describe cada uno de los niveles técnico, semántico, jurídico, organizativo, un componente transversal a los cuatro niveles (gobernanza de los servicios) y un nivel de fondo gobernanza de la compartición de información, basados en el Marco Europeo de Interoperabilidad y adaptado a los mecanismos de compartición de información en la Universidad mostrando las recomendaciones correspondientes a cada nivel.

Figura. Niveles de interoperabilidad. Elaboración propia basada en el Marco Europeo de Interoperabilidad

1. Gobernanza de la compartición de información

Se refiere a las decisiones sobre la compartición de información, los acuerdos universitarios, las estructuras organizativas, las funciones y responsabilidades, las políticas y demás aspectos cuyo objetivo es garantizar y supervisar el intercambio de información entre sistemas institucionales en la UNAM.

Se necesita que las entidades y dependencias universitarias compartan la misma visión y que los objetivos y prioridades se alineen a la Universidad. La compartición de información necesita compromisos de los involucrados, así como disponibilidad de recursos materiales, técnicos y humanos suficientes.

Recomendaciones

2. Nivel jurídico

Cada dependencia y entidad que interactúa por medio de un mecanismo de compartición de información trabaja de acuerdo con la normatividad universitaria y sus propios reglamentos, políticas y estructura interna. Para que los mecanismos de compartición de información funcionen adecuadamente, es necesario que los reglamentos internos no inhiban el establecimiento de los mecanismos.

Recomendaciones

3. Nivel organizativo

Este nivel se refiere a la manera en la cual las administraciones “adaptan sus procesos empresariales, responsabilidades y expectativas en las metas adoptadas de común acuerdo y mutuamente beneficiosas” (Comisión Europea, 2017:28).

4. Nivel semántico y sintáctico

En este nivel se “garantiza que el formato y el significado exacto de la información compartida se comprendan y conserven en todos los intercambios entre las partes, es decir, que lo que se transmite sea lo que se entiende”. “En el aspecto semántico se refiere al significado de los elementos de datos y la relación entre ellos, incluye la creación de vocabularios y esquemas para describir los intercambios de datos y garantiza que todas las partes que se comunican entienden de la misma manera los elementos de datos. El aspecto sintáctico se refiere a la descripción del formato exacto de la información que se va a intercambiar en términos de gramática y formato” (Comisión Europea, 2017:29).

Por ejemplo, en el aspecto semántico, el número de cuenta es la clave que identifica de manera única a cada alumno de la UNAM durante todas sus actividades académicas inscritas en la universidad, en caso de detectarse que un alumno omitió indicar que ya contaba con un número de cuenta en una segunda actividad académica, mediante el proceso de validación correspondiente se dará de baja el segundo número de cuenta y solo quedará el primer número de cuenta como válido.

En el aspecto sintáctico, el número de cuenta es un dato de tipo carácter, que tiene una longitud fija de 8 números y un dígito verificador sin guiones o caracteres de separación y en los casos que tenga una longitud menor se acordará si se completará con ceros a la izquierda o no para el intercambio de información.

Recomendación

• En los mecanismos para compartir información entre sistemas, se aconseja generar la documentación necesaria para lograr el entendimiento entre los involucrados.

5. Nivel técnico

En este nivel se encuentran “las aplicaciones e infraestructuras que conectan sistemas y servicios. Incluye elementos tales como especificaciones de interfaz, servicios de interconexión, servicios de integración de datos, presentación e intercambio de datos y protocolos de comunicación seguros” (Comisión Europea, 2017:29).

Recomendación

• Usar especificaciones técnicas formales que faciliten establecer los mecanismos para la compartición de datos.

IV. Bibliografía y referencias electrónicas

• http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/ref/cpeum.htm
• Comisión Europea (2017). Marco Europeo de Interoperabilidad - Estrategia de aplicación. Revisado el 9 de septiembre de 2021.
• IT Gobernance Institute (2007), COBIT 4.1. E.E.U.U.

Créditos